Ochrona danych osobowych w firmie – kogo dotyczy?
Ochrona danych osobowych w firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który w jakikolwiek sposób przetwarza dane osób fizycznych – klientów, pracowników, kontrahentów czy użytkowników strony internetowej. Wymogi wynikające z RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych) obowiązują nie tylko duże korporacje, ale również jednoosobowe działalności gospodarcze.
Przepisy RODO mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i przejrzystości w przetwarzaniu danych osobowych. Niedopełnienie obowiązków może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi i wizerunkowymi.
Jakie dane osobowe przetwarza firma?
Danymi osobowymi są wszystkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną, np.:
- imię i nazwisko,
- PESEL, NIP, numer dowodu osobistego,
- adres e-mail i numer telefonu,
- adres zamieszkania,
- dane lokalizacyjne (np. z GPS),
- wizerunek (np. z monitoringu),
- dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Firmy gromadzą dane przy okazji: podpisywania umów, prowadzenia rekrutacji, świadczenia usług, wysyłki newsletterów czy sprzedaży online.
Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z RODO
Każdy przedsiębiorca powinien wdrożyć podstawowe środki ochrony danych:
- rejestr czynności przetwarzania danych,
- klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- zgody na przetwarzanie danych, tam gdzie są wymagane,
- umowy powierzenia danych z zewnętrznymi podmiotami (np. biurem rachunkowym, hostingiem),
- analiza ryzyka i polityka bezpieczeństwa,
- szkolenia dla pracowników,
- możliwość realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. prawo do bycia zapomnianym).
W niektórych przypadkach konieczne może być również powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD).
Zobacz, jak możemy pomóc Twojej firmie – skontaktuj się!
Co grozi za naruszenie przepisów?
Odpowiedzialność karna za umyślne naruszenia (np. nielegalne udostępnianie danych):
- kary administracyjne do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu,
- zakaz przetwarzania danych,
- pozwy cywilne ze strony osób, których dane wyciekły,
- odpowiedzialność karna za umyślne naruszenia (np. nielegalne udostępnianie danych).
Najczęstsze błędy firm to brak polityki prywatności, niewłaściwe zabezpieczenia techniczne, brak umów powierzenia czy nieuzasadnione przetwarzanie danych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Tak – nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, jeśli przetwarza dane osób fizycznych.
Tak – szczególnie jeśli zbierasz dane przez formularze, newsletter czy sklep internetowy.
Tylko w określonych przypadkach – najczęściej wystarczy inna podstawa, np. umowa lub uzasadniony interes.
To sytuacja, gdy zewnętrzny podmiot przetwarza dane w Twoim imieniu – np. księgowy, firma IT. Musisz zawrzeć z nim specjalną umowę.
Nie – potrzebujesz odrębnej zgody na przesyłanie informacji handlowych (zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Słowniczek pojęć
Ochrona danych osobowych w firmie – obowiązek przedsiębiorcy dotyczący przetwarzania danych zgodnie z RODO.
RODO – unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych obowiązujące od 2018 roku.
Administrator danych – podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych.
Powierzenie danych – przekazanie danych zewnętrznemu podmiotowi na podstawie umowy.
Rejestr czynności przetwarzania – dokument wykazujący, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu.
